Jouw evenement perfect in beeld en je AVG waterdicht
Goede fotografie en video zijn de levensader van je marketing, maar zodra bezoekers, crew of artiesten herkenbaar in beeld komen verwerk je persoonsgegevens.
De tijd dat je dat simpelweg kon afdekken met een A4-tje bordje bij de entree, is écht voorbij. Grote maar ook en kleine evenementen moeten nadenken over de implementatie van de AVG in hun dagelijkse werkzaamheden. Feit is dat veel organisatoren denken dat het niet zo'n vaart loopt, maar in principe kan elke bezoeker een klacht indienen bij de autoriteit persoonsgegevens als het niet op orde is.
Bezoekers zijn kritischer dan ooit op hun privacy en ook de Autoriteit Persoonsgegevens kijkt mee. Eén foutieve publicatie of een claim wegens de inbreuk op de privacy van een bezoeker kan je evenement duur komen te staan. Het beste is dus om vóóraf hierover na te denken en met een aantal eenvoudige ingrepen er voor te zorgen, dat je aan de voorwaarden voldoet.
De AVG hoeft je werk niet ingewikkeld te maken
Vaak is het andersom; je manier van werken maakt dat je verstrikt raakt in één of meer regels van de AVG. De laatste tijd lijkt het een hype te zijn, om van alle geaccrediteerde fotografen foto's op te eisen. Dat levert echter alleen maar meer gedoe en verantwoordelijkheid op, want naast de AVG krijg je ook eens te maken met de auteurswet en het portretrecht. Voordeel levert het je nauwelijks op, want JIJ bent nu verantwoordelijk als je de foto's publiceert en niet de fotograaf.
Ook heb je de verplichting om aan naamsvermelding te doen. Doe je dat niet, kan de fotograaf je kosten in rekening brengen. Dat kan overigens ook al als je zijn/haar foto's publiceert.
De foto's van je huisfotografen én de foto's die je op hebt geëist van de geaccrediteerde fotografen, vallen onder een veel striktere vorm van de AVG. Je kunt dus beter naar de site van de fotograaf verwijzen, dan de foto's opeisen.
Wat kun je zelf doen?
Kijk eens naar je processen. Hoe is de kaartverkoop geregeld? Is dat conform de AVG? Is de informatie voorziening omtrent de AVG gelaagd?
Wat registreer en bewaar je wat via je website binnenkomt? Heb je dat allemaal nodig? Hoe lang bewaar je het?
Gebruik je Google Docs of Google Forms? Grote kans dat je niet conform de AVG werkt. Zeker de gratis versie druist tegen bijna alle AVG-regels in. Als je het dan ook niet perfect inregelt, kun je zelfs in overtreding zijn.
Meekijken
Heb je geen zin, of tijd om je hier druk over te maken? Ik help je graag met de correcte gelaagde informatieplicht, de concrete instructies voor je fotografen en kan ook van dienst zijn bij het conform de AVG opslaan van je foto's.
Dan kun jij je focussen op de productie, je fotografen de vetste sfeerplaten blijven maken en je PR-medewerkers met de juiste kennis van zaken foto's delen op je website en socials.